Macam – Macam Jenis Alat – Alat Peralatan Kearsipan dan Fungsinya

Toko Citra Bangunan Depok menjual staples jumbo klik di www.materialbahanbangunan.com

Macam – Macam Jenis Alat – Alat Peralatan Kearsipan danFungsinya

Macam Macam Jenis Alat-Alat Peralatan Kearsipan danFungsinya – Kegiatan administrasi tidak jarang kali ada di seluruh ruanglingkup kerja atau kegiatan. Administrasi indentik dengan persuratan atauketataussahaan. Kegiatan ketatausahaan antara beda terdiri dari pekerjaanpencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebutnyaris seluruhnya memakai bahan berupa kertas, sampai-sampai produk daripekerjaan administrasi berupa lembaran kertas yang mengandung informasi.Surat-surat dan informasi itu tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian.Disinilah pentingnya salah satu pekerjaan dalam bidang admnistrasi atauketatausahaan, yakni mengelola dokumentasi Data atau arsip-asrip yang dipunyaiperusahaan adalahdokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp – arsipitu harus dipertahankan dan dibentengi secara baik oleh perusahaan. Tujuanpenyelengaraan kearsipan, ialah Agar dokumentasi terpelihara dengan baik,teratur, dan aman, Agar gampang mendapatkan kembali dokumentasi yang diperlukandengan cepat dan tepat, Bagi menghindari pemborosan masa-masa dan tenaga dalam mencaridokumentasi yang diperlukan serta Bagi menghemat lokasi penyimpanan, dan Untukmengawal kerahasiaan arsip. Maksud dan Tujuan Dalam rangka menyelamatkandokumentasi yang mengandung informasi urgen dan adalahbukti pertanggungjawabanyang autentik, baik dari jasmani maupun isinya, maka arsip – arsip itu haruslahditabung dengan baik memakai suatu system yang mempermudah dalam menyimpan danmengejar kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut memerlukan perlengkapan danperalatan dokumentasi yang lumayan dari segi jumlah kualitas yang baik pula.Hal ini penting supaya arsip-arsip itu terlindungi dari bahaya yang dapatmengakibatkan terjadinya kehancuran arsip, laksana bahaya banjir, kebakaran,pencurian, dan sebagainya. Disetiap kantor pasti saja perangkat dan perlengkapanyang dipakai bermacam – macam. Semakin besar kantor dan dokumentasi yangdikelola, maka semakin tidak sedikit dan pelbagai pula perlalatan yangdigunakan. Pekerjaan mengarsip adalahbagian dari kegiatan yang terdapat dalambidang admnistrasi / ketata ushaan, sehingga perlengkapan yang dipakai dibidangkearsipan pun sebagian besar sama dengan yang dipakai dalam bidang ketatausahaan. Dalam urusan ini ialah peralatan yang pada umumnya dipakai untukpekerjaan penyimpanan surat atau berkas-berkas ( arsip ). Keberhasilan daripekerjaan manajemen kearsipan ialah juga secara langsung diprovokasi olehperlengkapan yang dipergunakan guna menyimpan dokumentasi dan efisiensipemakaian peralatan tersebut.

Table of Contents            

Macam – Macam Peralatan Kearsipan

1. Filling cabinet

Filling Cabinet ialah sebuah lemari eksklusif yang terciptadari bahan logam dan berukuran tegak laksana lemari. Fungsi filling cabinet iniialah untuk menyimpan arsip-arsip urgen perusahaan. Filling Cabinet terciptadari besi dan pun menyerupai brankas yang panjang. Tetapi filling cabinet tidaksetebal brankas. Filling cabinet sering pun disebut dengan lemari arsip. Bentukfilling cabinet pun bermacam-macam, terdapat yang satu pintu, dua pintu danbahkan terdapat yang tiga pintu. Tinggal sesuaikan saja dengan budget kamu danposisi peletakan filling cabinet yang cocok di kantor anda.Harga fillingcabinet pun bervariasi tergantung ukurannya. Merk filling cabinet juga pelbagaidi Indonesia ini. Ada merk Ichiban, Daichiban, Lion, Daiko dan lain-lain. Jikakamu ingin melakukan pembelian Filling cabinet bermukim search saja di googledengan keyword “jual filling cabinet”.Biaya ekspedisi filling cabinet cukupmahal, karena andai dikirim menggunakan pengiriman maka penghitungan ongkospengiriman dengan volume barang bukan berat barang. Tetapi tetap sajaditentukan menurut jarak dari lokasi penyalur filling cabinet ke tempat anda. Sekarangini nyaris semua kantor atau perusahaan memilih filling cabinet sebagai lokasipenyimpanan dokumentasi penting perusahaan. Karena kualitas keawetan fillingcabinet lebih lama daripada lemari kayu. Selain tersebut filling cabinet lebihenteng daripada lemari kayu sehingga gampang untuk dipindah-pindahkanposisinya.

2. Rotary Filling (alat penyimpanan berputar)

Rotary ialah semacam filing cabinet namun penyimpanandokumentasi dilakukan secara berputar. Alat ini bisa digerakkan secaraberputar, sampai-sampai dalam penempatan dan penemuan kembali dokumentasi tidaktidak sedikit memakan tenaga. Alat ini tercipta dari bahan yang kuat laksanalogam atau besi. Arsip ditabung pada perangkat ini secara lateral

3. Lemari arsip

Lemari arsip ialah peralatan kantor yang mempunyai formatempat persegi panjang di taruh secara vertical dan bermanfaat untuk menyimpanarsip. Ada 2 jenis lemari arsip, yakni jenis lateral dan drawer. Lateral lemariarsip ialah lemari dokumentasi yang berpintu dan memiliki pagan atas gunamenyimpan arsip. Sedangkan type lemari dokumentasi drawer ialah lemaridokumentasi yang berbentuk laci dan dapat dicabut masuk. Filling cabinettercipta dari bahan metal yang kuat, dan duratif serta tidak lembab.

BACA ARTIKEL YANG LAIN  jenis sambungan / fitting pipa bentuk T flok tee

Lemari dokumentasi awal dipakai sekitar tahun 1800 –anhingga sekarang, dan dokumentasi atau dokumen ditabung dengan posisi mendatar,andai dokumen dokumentasi semakin bertambah, maka posisi dokumentasi disusunberdiri menurut huruf. Kian hari makin bertambah, maka semakin meningkat pulalaci – laci yang dibutuhkan untuk penyimpanan, sampai-sampai akan memunculkankesulitan untuk pengelolanya guna mencari dokumentasi yang dibutuhkan. Demikelancaran dalam penelusuran dokumen, maka posisi dokumen dibentuk berdiriberjajar. Bagi kelancaran dalam pencarian dokumentasi atau dokumen semuapemakai, maka lemari dokumentasi penjajaran berdiri dua laci sering dipakai menyampingmeja,dengan demikian semua pemakai bisa duduk/berdiri ketika hendak menyimpanatau menggali dokumen tersebut.Lemari dokumentasi besi yang memiliki kapasitas3 laci seringkali dipakai sebagai counter pada dibeberapa unit unsur yangterdapat hubungannya dengan semua pemakai, sementara lemari dokumentasi besi 4laci ialah lemari dokumentasi berdiri yang dikenal pada ketika ini. Bagi lemaridokumentasi besi 5 laci juga tidak sedikit digunakan orang, disebabkan lemaritersebut dapat menampung nyaris 25% dokumentasi lebih dari kapasitas lantaiyang sama. Lemari dokumentasi besi ini sesuai dipakai guna seorang karyawanyang memiliki tempat kerja relatif sempit.

4. Rak Arsip

Rak arsip ialah lemari tanpa pintu lokasi menyimpandokumentasi yang dibentuk secara lateral

( menyamping ). Arsip-arsip yang akan ditabung di rakterlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotakdokumentasi ditempatkan di rak dokumentasi sehingga terlihat punggung dariordner atau kotak arsip, yang bermanfaat untuk menepatkan label atau judul daridokumentasi yang terdapat di dalamnya. Rak dokumentasi dapat diciptakan darikayu atau besi.

5. Map arsip

Map arsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertastebal atau plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip / surat – surat. Arsipyang ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1 – 50 lembar. Sebaiknyadokumentasi jangan sampai ditabung terlalu tidak sedikit sehingga map susahditutup

Berikut ini ada beberapa macam-macam jenis map :

Stopmap folio,

yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiapsisinya.  Daun penutup ini berfungsiuntuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.

Map Snelhecter,

yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map initidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakanpenjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi jugabisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahuluharus dilubangi dengan menggunakan perforator.

Folder,

yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map iniberupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya,maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukankedalam kotak secara vertikal

Map ini mempunyai tab ( bagian yang menonjol pada posisiatas ) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam foldertersebut.

Hanging folder,

yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besipenggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folderjuga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.

6. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yangdidalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebihdahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.Ordner terbuat dari karton yangsangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemariarsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

Fungsi ordner yakni sebagai lokasi penyimpanan dokumenpenting. Dokumen itu dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan jenisnyakemudian diapit rapi. Tuliskan tanggal serta nomor dokumen pada belakang mapsupaya saat menggali dokumen tersebut kamu tidak terlampau sudah. Dokumen bukanlagi berada di meja yang berantakan dan telah tertata apik pada ordner.

Saat memasukkan dokumen ke dalam map pastikan kamu untukmembuka penjepit besinya terlebih dahulu. Lalu masukkan dokumen satu persatudengan pasti. Jangan memasukkan dokumen secara tergesa-gesa sebab menyebabkanletak dokumen tidak rapi. Pastikan kamu menata dokumen dengan urut dan rapi.Lalu tutup pulang penjepitnya dan pulang letakkan ordner pada lemari.

BACA ARTIKEL YANG LAIN  Solusi Merawat Lantai Keramik Di Kamar Mandi Depok Jakarta

7. Guide

yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakansebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.

Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb:

Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskankode-kode, tanda-tanda atau indeks

( pengelompokan ) arsip.

Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya

Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter. “tim www.materialbahanbangunan.com membuat artikel ini dengan sepenuh hati, di harap jangan mengcopy artikel ini ”Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil.

Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb :

8. Stapler

Stapler ialah alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlahkertas. Stapler digerakkan dengan memakai tenaga menusia. Cara kerja dankomponennya mekanik, serta baru befungsi bilamana diisi dengan staples. Staplerdan staples tercipta dari bahan logam sehingga lumayan kuat. Sedangkan alatguna melepas staples disebut staples remover.Jangan memasukkan isi staplesmelebihi kemampuannya, agar daya elastis per tetap kuat. Jika terjadikemacetann di unsur mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler palingpopuler sampai-sampai memiliki tidak sedikit nama tidak sah yang berasl darisuara yang dikeluarkan ketika ini, laksana jekreken, jepretan, dan cekrekan

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampumembandel max 10 lembar kertas

Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang danmampu mebandeln10-20 lembar kertas

Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampumembandel lebih dari 20 lembar kertas.

9. Perforator

Perforator ialah alat guna melubangi kertas/kartu.Perforator dipisahkan antara beda sebagai berikut.

a. Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangikartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

b. Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangiketas yang akan ditabung dalam map snelhecter atau ordner.

c. Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangikertas yang bakal dimasukkan ke dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dankomponennya mekanis. Perforator menciptakan lubang dengan diameter 5 mm.Perforator tercipta dari logam.

Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut :

Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar.Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepikertas diratakan.

Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapitepi kertas menyentuh batas tepi perorator.

Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampaikertas berlubang.

10. Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembarandokumen. Menurut bentuk dan ukurannya,

numerator dibedakn sebagai berikut:

Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanyakecil terdiri dari 4-6 digit.

Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebihbesar dan terdiri lebih dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponenmekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatisdengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoattertutup dan kering.

Beri tinta pada bantalan huruf numerator

Atur nomor awal

Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11. Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsipyang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpandi dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak iniakan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet kesamping).

12. Alat sortir

Alat sortir ialah alat yang dipakai memisahkan surat/warkatyang diterima, diproses diantarkan dan ditabung kedalam folder masing-masing.Alat sortir memiliki bergam format dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotakbertingkat dan sebagainya.

13. Label

Label ialah alat yang dipakai untuk memberi judul pada map/folder yang biasa di taruh pada unsur tab dari suatu folder/guide. Labeltercipta dari kertas dengan sekian banyak ukuran dan memiliki perekat padaunsur belakang, sehingg tidak butuh diberi lem lagi ketika hendak menempelkanlabel pada lokasi yang diinginkan.

BACA ARTIKEL YANG LAIN  Fungsi Ventilasi Udara di rumah anda

14. Tickler file

Tickler file ialah alat semacam kotak yang tercipta darikayu atau besi baja guna menyimpan dokumentasi berbetuk kartu atau lembaranyang berukuran kecil, seperti eksemplar pinjam arsip, atau kartu-kartu beda yangmempunyai jatuh tempo.namun demikian, tickle file dapat saja dipakai untukmenyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler filedilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file bermanfaat sebagaiperangkat pengingat untuk petugas arsip.

15. Cardex

Cardex ( card indeks ) cabinet ialah alat yang dipakai untukmenyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang dapat dicabutmemanjang.alat ini tercipta dari bahan besi baja dan kayu.

16. Rak / laci kartu

Rak / laci kartu ialah laci-laci yang dibentuk secaratertata dalam rak, guna menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang dibentuk secaravertikal. Alat ini tercipta dari kayu dan banyaknya laci bisa disesuaikandengan kebutuhan.

17. Alat penyimpanan khusus

Alat penyimpan khusus ialah alat yang dipakai untukmenyimpan dokumentasi dalam bentuk-bentuk yang khusus laksana flash disk,compact disk (CD), kaset dan sebagainya. Alat ini memiliki beragam formatdesain, sebab sangat tergantung denga perkembangan peradaban tekhnologi. Sebelumterdapat flashdisk, guna menyimpan data elektronik dipakai disket. Alat inidapat tercipta dari logam dan plastik.

Alat-alat itu dangat memunkinkan guna mnegalamiperkembangan, baik dari sisi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, sebabmengikuti pertumbuhan teknologi yang pun semakin berkembang.

Macam-macam sistem kearsipan:

1. Sistem huruf

ialah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan ditabungdisusun menurut keterangan dari huruf yakni dari huruf a hingga dengan z. Bagidapat merangkai secara huruf maka warkat-warkat butuh digolong-golongkan lebihdahulu menurut keterangan dari nama orang atau nama instansi atau namaorganisasi lainnya.Agar sistem ini dilakukan dengan baik butuh adanya ketentuanyang jelas yang diciptakan atau diputuskan oleh instansi yang bersangkutan

2. Sitem geografis

yakni sistem pekerjaan dimana warkat dibentuk menurutketerangan dari wilayah (daerah). Sistem ini biasa dipakai oleh instansi yangmemiliki unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam mengemban sistem iniseorang juru dokumentasi kesatu-tama bisa memilih menurut keterangan daridaerah,setelah itu diselenggarakan sub-sub kumpulan menurut keterangan darinama instansi

3. Sistem Kronologis

sistem kronologis yakni warkat yang dibentuk menurutketerangan dari urutan tanggal yang tercantum pada masing-masing warkat tanpamenyaksikan permasalahan yang dilafalkan dalam warkat. Sitem krono;ogisseringkali digunakan untuk warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlumenyimak jangka masa-masa tertentu, contohnya masalah-masalah tagihan yangjatuh temponya sudah ditetapkan.

4. Sistem Nomor

Sistem ini bila dipakai maka setiap warkat diberi nomor urutmulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa dinamakan sistem filling yangtidak langsung, sebab sebelum pemberian nomor, juru dokumentasi harusmenyelenggarakan pengelompokan warkat-warkat yang terdapat menurut keterangandari permasalahannya, baru kemudian diserahkan nomor dibelakangnya.

5. Sistem Subyek

Sistem subyek ialah sistem yang dalam sistem fillingnya juru dokumentasi harus memisah – misahkan warkat-warkat yang ada cocok dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, melulu bedanya bahwa penekanan pekerjaan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya.

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakanmenjadi:

Arsip dinamis,

yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalamperencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

Arsip dinamis aktif: Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai “tim www.materialbahanbangunan.com membuat artikel ini dengan sepenuh hati, di harap jangan mengcopy artikel ini ” simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.

Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketigayang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidakdiperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupunmungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

Arsip statis,

yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsungdalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran,atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Jika anda membutuhkan staples jumbo hubungi kami di www.materialbahanbangunan.com

Anda bisa mendapatkan semua bahan yang diperlukan di atas di toko kami www.materialbahanbangunan/alamat

Grosir / request alat teknik dan bangunan yang cukup sulit WHATSAPP only ya 0857-1003-2801 Kita menyediakan admin khusus, silahkan chat wa di nomor tersebut. Jam aktif nya di jam 7 pagi – 5.30 sore setiap senin-sabtu.

Toko kami BUKA SETIAP HARI dari jam 06.30 – 17.30 WIB hari minggu pun buka tidak ada libur
dan untuk kebutuhan lainnya. anda bisa mengunjungi Tokopedia kami di bawah ini

https://www.tokopedia.com/citrabangunan?keyword=staples

https://www.tokopedia.com/citrabangunan?keyword=penggaris

https://www.tokopedia.com/citrabangunan?keyword=label

https://www.tokopedia.com/citrabangunan?keyword=rak

atau untuk melihat katalog produk kami yang lain Anda dapat lihat pada website kami di www.materialbahanbangunan.com

khusus pemesanan bahan bangunan yang besar, seperti triplek, tangki air, seng, pipa, dll.

bisa hubungi nomer 0851 0000 2579 atau 0851 004 39 630 atau 7888 1702 ( khusus telfon)

“mohon tidak meng copy artikel ini sembarangan karena artikel ini dibuat oleh tim www.materialbahanbangunan.com mohon sertakan sumber bila anda memang mau meng copy data kami”

Selamat Berbelanja, Kami Tunggu Kedatangan dan Pesan

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *